.png)
O processo de apostilamento pode ser algo muito objetivo, quando for um documento oficial por exemplo, ou pode apresentar várias dificuldades que vão demandar bastante leitura, negociações internacionais e uma pitada de criatividade.
A Convenção da Apostila de Haia é um tratado internacional que simplifica a legalização de documentos entre os países signatários, eliminando a necessidade de uma série de etapas burocráticas. O Brasil aderiu à Convenção de Haia em 14 de agosto de 2016, facilitando a apostila de documentos para uso internacional.
A seguir, estão as etapas que uma empresa brasileira pode seguir para apostilar seus documentos de acordo com a Apostila de Haia:
1 - Documentação adequada: Certifique-se de que os documentos que você deseja apostilar são reconhecidos pela Convenção de Haia. Geralmente, isso inclui documentos públicos, como certidões de nascimento, casamento, diplomas, procurações, contratos e declarações comerciais e outros documentos emitidos por autoridades públicas.
No caso das empresas que trabalhamos, como são empresas que realizam exportação de produtos para saúde, é comum que os importadores solicitem o apostilamento do certificado de livre venda (CLV ou FSC em inglês), autorização de funcionamento da ANVISA (AFE) e certificados internacionais de qualidade (como a ISO 9001 ou a ISO 13485).
Além de solicitar a apostila, o importador de produtos para saúde pode pedir que os documentos apostilados já sejam enviados no idioma escolhido por eles. E é aí que podem começar algumas complicações. Falaremos a seguir sobre a famosa TRADUÇÃO JURAMENTADA.
2 - Notarização: Antes de apostilar, é necessário que o documento seja notarizado por um tabelião reconhecido. Esse passo garante a autenticidade da assinatura no documento.
Outra dificuldade que pode surgir neste ponto é quando os documentos são Bilingues ou quando, apesar de ter sido emitido em português, a pessoa que assina o documento é estrangeira e não tem a assinatura registrada em nenhum cartório para notarização (o famoso RECONHECIMENTO DE FIRMA).
Se o documento for emitido de forma eletrônica e puder ser validado, ele não pode apresentar nenhuma assinatura digitalizada. Ou o documento é assinado e verificado digitalmente, ou ele deve possuir uma assinatura física notarizável.
3 - Órgão competente: No Brasil, a apostila é emitida pelos Cartórios de Notas ou pelos Tabelionatos de Protesto, dependendo do estado. Certifique-se de escolher um órgão autorizado a emitir a apostila.
4 - Preenchimento do formulário: Complete o formulário específico para apostila. Esse formulário geralmente está disponível no site do órgão emissor da apostila. Ele incluirá informações sobre o tipo de documento, data de emissão, dados do notário e outras informações relevantes.
5 - Pagamento de taxas: Pague as taxas necessárias para a emissão da apostila. Os valores para a emissão da Apostila de Haia podem variar entre diferentes cartórios e estados brasileiros, pois a competência para a emissão da apostila é descentralizada, e os valores são estabelecidos pelos próprios cartórios. A tabela de emolumentos (taxas cobradas pelos serviços notariais e de registro) pode ser definida por cada estado, o que pode resultar em diferenças de custos.
Dica: Brasília e Paraná são bem mais baratos que São Paulo, cerca de 1/3 do valor.
6 - Recepção da Apostila: Após o processamento e pagamento das taxas, o órgão emissor fornecerá o documento apostilado. Esta é uma folha ou carimbo que será anexado ao documento original, atestando a autenticidade da assinatura do notário.
7 - Verificação internacional: Antes de apresentar os documentos em um país estrangeiro, verifique se o país de destino aceita a apostila emitida pelo Brasil. Cada país pode ter regras específicas para aceitação de documentos apostilados.
APOSTILA DE DOCUMENTOS EMITIDOS EM LÍNGUA ESTRANGEIRA
A apostila de documentos emitidos no Brasil, mas escritos em língua estrangeira, pode apresentar algumas dificuldades para as empresas brasileiras. É o caso de certificados internacionais, contratos comerciais e declarações solicitadas pelo importador, que embora assinados por um residente no Brasil, podem ter sido redigidos em outro idioma diferente do português, ou até bilíngue.
Aqui estão algumas das principais questões que podem surgir:
1 - Tradução juramentada: Muitos países exigem que documentos em língua estrangeira sejam acompanhados por uma tradução juramentada para o idioma oficial do país de destino. Isso significa que a empresa terá que contratar um tradutor juramentado para traduzir o documento, adicionando um custo adicional e possivelmente aumentando o tempo necessário para o processo de apostilamento.
Um problema que pode surgir aqui, é que a tradução seja aceita no país do importador. Há países que apenas reconhecem seus próprios tradutores, neste caso, o melhor seria emitir e apostilar o documento em português no Brasil e enviar para tradução no país do importador. Consulte os tradutores autorizados na Junta Comercial do seu Estado. Conheça os tradutores autorizados no Estado de São Paulo: https://www.institucional.jucesp.sp.gov.br/consultaLeilao.html
Dica: Existe um entendimento entre os cartórios da maioria dos Estados, que documentos bilingues devem ter a porção em língua estrangeira traduzida por um tradutor juramentado. Por isso, se possível, emita seus documentos integralmente em português, ou busque cartórios de outros Estados.
2 - Reconhecimento da assinatura do tradutor: Alguns países podem exigir o reconhecimento da assinatura do tradutor juramentado, o que pode envolver um procedimento adicional para autenticar a tradução.
3 - Documentos específicos: Dependendo do tipo de documento (como contratos, estatutos sociais, etc.), pode ser necessário verificar se o país de destino possui requisitos específicos para esse tipo de documento. Por exemplo, alguns países podem exigir informações adicionais ou formatos específicos.
4 - Regras específicas do país de destino: Cada país tem suas próprias regras e regulamentos em relação à apostila de documentos. É crucial estar ciente das exigências específicas do país de destino para garantir que a apostila seja aceita sem problemas.
5 - Tempo e custos adicionais: O processo de tradução e apostilamento de documentos em língua estrangeira pode exigir mais tempo e gerar custos adicionais para as empresas, o que deve ser levado em consideração no planejamento de transações internacionais.
6 - Compreensão das leis estrangeiras: Em alguns casos, pode ser necessário compreender as leis do país de destino para garantir que os documentos estejam em conformidade com os requisitos locais. Isso pode exigir assessoria legal especializada.
7 - Validação de documentos originais: Como dito acima, alguns países podem ter procedimentos específicos para validar documentos originais emitidos em língua estrangeira. A empresa deve estar ciente desses requisitos para evitar atrasos no processo de apostilamento.
Veja informações sobre esses temas também no site do Ministério de Relações Exteriores: https://www.gov.br/mre/pt-br/consulado-washington/apostila-da-haia
Em resumo, ao apostilar documentos emitidos no Brasil, mas escritos em língua estrangeira, é fundamental pesquisar e seguir as regulamentações específicas do país de destino, buscando orientação profissional quando necessário. A colaboração com tradutores juramentados e profissionais especializados em direito ou negócios internacionais pode facilitar esse processo.
Existem diferentes entendimentos nos diferentes Estados brasileiros quanto ao procedimento correto da apostila desses documentos. Também ao longo do tempo esse entendimento foi sendo alterado, o que deixa tudo um pouco mais complicado, mas a SC Vitola está à disposição para auxiliar no que for necessário.
Lembre-se de que a adesão à Convenção de Haia simplifica significativamente o processo de legalização de documentos, tornando-o mais eficiente e ágil para fins internacionais. Contudo, é sempre recomendável verificar os requisitos específicos do país de destino para garantir a conformidade com as regulamentações locais.
A SC Vitola simplifica seus processos de transações internacionais.
Entre em contato conosco!