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Dificilmente eu tiro férias de 30 dias consecutivos. No início da minha carreira, ainda trabalhando como auxiliar em licitações, eu fique praticamente 2 anos sem férias para poder sair por 40 dias e fazer uma imersão na Inglaterra e melhorar meu inglês.
Não foi nenhum desastre, eu tinha outras 3 pessoas nesse departamento para me cobrir e quando eu voltei, eu tinha uma mesa nova e uma promoção a Analista de Exportações!!
“O problema é que eu era uma analista sem assistente e com função de gerente.”
Alguns anos mais tarde eu me casei e saí em lua-de-mel por 3 semanas, já com um ajudante recém-empossado, que não vinha da área de COMEX, mas já trabalhava com o produto em vendas nacionais e tinha feito o mesmo tipo de imersão que eu para melhorar o seu inglês. E esse sim, foi um tremendo desastre.
Quando eu voltei, em uma segunda-feira, na primeira hora de trabalho eu já tinha recebido 3 ligações telefônicas dos clientes/importadores (o que quer dizer muito em comércio exterior, pelo custo da ligação) para contar o que tinha acontecido na minha ausência e pedir ajuda:
A primeira empresa importadora era angolana, eles explicaram que precisavam de uma vistoria na carga e a empresa exportadora não tinha autorizado a tempo, o que fez eles perderem o deadline do navio e sofrerem penalidades do cliente deles do outro lado.
A segunda empresa era jamaicana, esses estavam desesperados. Tinham tido a carga retida na empresa exportadora por causa de um desconto de taxa bancária realizado pelo banco intermediário.
A terceira empresa era chilena e estava esperando por uma cotação complicada de peças de reposição que estava parada a nada menos que 2 semanas esperando pela minha volta.
“Meu primeiro sentimento foi de fracasso total. Como isso foi acontecer? E por que não acontecia quando eu estava lá?”
A resposta veio com o tempo, e se resume a:
Falta de um procedimento claro, escrito e aprovado pela diretoria;
Inexperiência da pessoa que me substituiu;
Vícios trazidos do mercado nacional.
Explicando as causas:
Quem trabalha com a África, sabe que as vistorias de carga no embarque são exigências legais dos governos locais, se o custo não foi aprovado na cotação, ele terá que ser incluído no final ou pago diretamente pelo importador. Como exportadores, o que temos que fazer é coordenar com a empresa auditora escolhida pelo importador e tocar o barco, dentro do cronograma combinado.
Mas neste caso específico, a falta de experiência fez com que o meu substituto ficasse paralisado, sem tomar uma atitude por medo e insegurança. Insegurança para revisar os números e ver que essa taxa não estava incluída, então devolver a responsabilidade ao importador e medo de pedir ajuda ao diretor, ou mesmo de interromper minhas férias.
“O caso foi resolvido quando ele pediu ajuda e o processo seguiu, porém tarde demais, gerando muitos inconvenientes ao importador.”
No caso do problema no embarque da Jamaica, acredito que é algo que todos que trabalham com COMEX já viveram ou vão viver. Eu já me dediquei a investigar o problema a fundo, com vários bancos e não tem solução: ALGUNS EMBARQUES VÃO TER DESCONTO DE TAXA E OUTROS NÃO! Mesmo que o importador informar que as despesas da transferência deverão correr por conta dele (o famoso OUR no campo 71A do Swift).
Esse problema é resolvido de algumas maneiras diferentes, que NÃO envolvem bloquear a carga. O exportador pode:
1. Cobrar uma taxa fixa por embarque que cobre todos esses custos inesperados;
2. Deixar esse valor pendente para descontar em compras futuras;
3. Simplesmente absorver o custo e avisar ao importador que ele tome alguma providência junto ao seu banco, em prol do bom relacionamento e continuidade das negociações.
“A nível de curiosidade, esse cliente jamaicano nunca mais negociou com esse exportador, tamanho o trauma dessa negociação para ele.”
No caso da terceira empresa, a do Chile, o que ocorre é que ao estruturar o departamento de exportações é comum a direção pensar na venda e esquecer do pós-venda. O importador sério tem que montar uma unidade independente da fábrica no seu país, com partes e peças dos equipamentos que está instalando, isso é desejável de um bom importador de equipamentos.
Porém, quando os requerimentos técnicos chegam, em língua estrangeira, muitas vezes o departamento técnico não está preparado para essa interação, e a responsabilidade recai sobre o departamento de exportação, única e exclusivamente pela barreira do idioma. Então essa comunicação fica quebrada e a imagem da empresa fica super comprometida com o importador.
“Por isso manter uma equipe multidisciplinar envolvida com o comércio exterior e definição clara sobre as responsabilidades de cada um é determinante para o sucesso da operação.”
O objetivo de eu contar essas experiências com tantos detalhes não é lavar roupa suja, está longe disso, o intuito é mostrar com fatos, como é feita uma negociação de sucesso em comércio exterior.
A máxima do cliente tem sempre razão não se aplica aqui. Para isso temos os termos de negociação, os INCOTERMS, uma Proforma bem-feita, regras do jogo bem claras. Não tenha medo de voltar para a mesa de negociações e dizer: “Esse custo não foi negociado e teremos que repassar para vocês, agora ou mais tarde”.
Temos que ter mais engajamento de todas as áreas da empresa. Esse pode ser um processo evolutivo, não há necessidade de contratar profissionais bilíngues na empresa no dia 1 do projeto, mas tem que ter um plano. Mais cedo ou mais tarde, a empresa inteira terá que estar envolvida com ele.
Parafraseando minha querida colega de profissão Cristina Wolowski: “Quem exporta é a indústria e não o departamento de exportações”, e o envolvimento da diretoria nisso é fundamental, contratando mão de obra adequada para cada função, investindo no projeto com expectativa de retorno alinhada com a realidade e entendendo os entraves e as responsabilidades de cada parte na negociação.
Dúvidas ou sugestões? Comentem aqui! 😘
A SC Vitola auxilia empresas exportadoras a evitar esse tipo de conflito e expandir seus negócios internacionais. Conheça nosso trabalho.